نحوه ایجاد قوانین در Microsoft Outlook

قوانین در Microsoft Outlook برای انجام خودکار اقدامات روی ایمیل‌ها ایده‌آل هستند. می‌توانید کارهایی مانند جابه‌جایی، پرچم‌گذاری یا پاسخ دادن به پیام‌های خاص را بدون کار دستی انجام دهید. برای اینکه به شما کمک کنیم از صندوق ورودی در حال رشد خود مطلع شوید، نحوه ایجاد قوانین در Outlook را به شما نشان خواهیم داد.

از آنجایی که می‌توانید قوانین Outlook را در ویندوز، مک و وب ایجاد کنید، ما تنظیم آنها را در هر پلتفرم پوشش خواهیم داد. فقط توجه داشته باشید که شرایط و اقدامات موجود متفاوت است.

نحوه ایجاد قوانین در Outlook در ویندوز

سالم‌ترین مجموعه شرایط و اقدامات برای قوانین در Outlook در ویندوز است. برای توضیح موثر نحوه ایجاد یک قانون، اجازه دهید چند قانون رایج را تنظیم کنیم.

تنظیم یک قانون خالی از ابتدا بیشترین انعطاف را به شما می دهد زیرا می توانید بیش از یک شرط و عمل را انتخاب کنید. بعلاوه، Rules Wizard در طول مسیر از شما درخواست می کند.

Outlook را باز کنید، به برگه Fileبروید و Manage Rules & Alertsرا در بخش Infoانتخاب کنید.

وقتی کادر محاوره‌ای قوانین و هشدارها ظاهر می‌شود، برگه قوانین ایمیلرا باز کنید و اگر بیش از یک حساب دارید، یک حساب در بالا انتخاب کنید. سپس، قانون جدیدرا انتخاب کنید.

سپس می‌توانید قانون خود را با دستورالعمل‌های زیر تنظیم کنید تا ایمیل‌ها را به یک پوشه منتقل کنید، آنها را برای پیگیری علامت‌گذاری کنید، یا پاسخ‌های خودکار ارسال کنید. در عوض می‌توانید در قانون دیگری که به نظرتان مفید است، مانند ارسال خودکار ایمیل ها.

، دست خود را امتحان کنید

ایمیل ها را به یک پوشه منتقل کنید

در Rules Wizard، یکی از گزینه های انتقال را در بالا انتخاب کنید. می‌توانید پیام‌ها را بر اساس فرستنده، کلمات موجود، یا ایمیل‌هایی که به جای دریافت ارسال می‌کنید، به یک پوشه خاص منتقل کنید.

به عنوان مثال، انتقال پیام‌های دارای کلمات خاص در موضوع به یک پوشهرا انتخاب می‌کنیم.

در پایین، مواردی که زیر آنها خط کشیده شده و آبی هستند را انتخاب کنید تا شرایط و عملکرد را مشخص کنید.

کلمات خاصرا انتخاب کنید و کلمات مورد نظر را در خط موضوع وارد کنید.

مشخصرا برای انتخاب پوشه ای که می خواهید پیام ها را به آن منتقل کنید، انتخاب کنید.

سپس، بعدیرا انتخاب کنید.

لیستی از شرایط را می‌بینید که شرایطی که انتخاب کرده‌اید به‌طور خودکار علامت‌گذاری شده است. در صورت تمایل می توانید معیارهای اضافی را برای ایمیل ها انتخاب کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید این قانون را برای پیام هایی که فقط برای شما ارسال می شود اعمال کنید. بعدیرا انتخاب کنید..

سپس لیستی از اقدامات را می‌بینید که عملکردی که انتخاب کرده‌اید برای شما علامت‌گذاری شده است. مانند شرایط بالا، در صورت تمایل می توانید اقدامات اضافی را انتخاب کنید. برای مثال، ممکن است بخواهید هنگام انتقال پیام به عنوان خوانده شده علامت بزنید. بعدیرا انتخاب کنید.

در مرحله بعد لیستی از استثناها را خواهید دید. شما می توانید به صورت اختیاری ایمیل های خاصی را از قانون حذف کنید. به عنوان مثال، ممکن است نخواهید ایمیل هایی با پیوست ها به پوشه ارسال شود. بعدیرا انتخاب کنید.

در صفحه آخر قانون، ابتدا نامی را در بالا به آن می‌دهید و سپس کادر انتخاب روشن کردن این قانونرا علامت‌گذاری می‌کنید. در صورت تمایل، می‌توانید کادرها را علامت بزنید تا این قانون اکنون در صندوق ورودی خود اجرا شود یا از قانون برای همه حساب‌های ایمیل استفاده کنید.

وقتی کار را تمام کردید، تنظیم قانون را در کادر پایین تأیید کنید که شرایط(ها) و عملکرد(ها) را به شما نشان می دهد. برای ذخیره و فعال کردن قانون، پایانرا انتخاب کنید.

یک علامت تیک کنار قانون جدید خود را در کادر قوانین و هشدارها تأیید کنید و تأییدرا انتخاب کنید.

ایمیل‌ها را برای پیگیری پرچم‌گذاری کنید

یکی دیگر از قوانین مفید Outlook برای پرچم گذاری ایمیل ها برای پیگیری است. شما باید پرچم و زمان پیگیری را انتخاب کنید.

برای ایجاد یک قانون جدیدو باز کردن Rules Wizard از همان فرآیند بالا پیروی کنید.

سپس، پرچم گذاری پیام های شخصی برای پیگیریرا انتخاب کنید.

در پایین، موردی را انتخاب کنید که زیر آن خط کشیده شده و آبی است تا شرایط و عملکرد را مشخص کنید.

برای انتخاب مخاطب، افراد یا گروه عمومیرا انتخاب کنید.

برای انتخاب پرچم و زمان، در این زمان پیگیری کنیدرا انتخاب کنید.

سپس، بعدیرا انتخاب کنید.

درست مانند قانون بالا، جادوگر قوانین شما را از طریق شرایط، اقدامات، و استثناهایی که می‌توانید تأیید کنید و به قانون خود اضافه کنید، راهنمایی می‌کند. سپس نامگذاری کنید، فعال کنید و تمام کنید.

پاسخ خودکار به ایمیل ها

یک قانون دیگر که ممکن است برای شما مفید باشد، پاسخ خودکار است، که شبیه پیام خارج از دفتر است اما انعطاف پذیری بیشتری دارد. می توانید از یک الگوی خاص Outlook استفاده کنید یا یک پیام پاسخ برای ایمیل های خاص ایجاد کنید..

برای ایجاد یک قانون جدیدو باز کردن Rules Wizard از همان فرآیند بالا پیروی کنید. سپس، اعمال قانون روی پیام‌هایی که دریافت می‌کنمو بعدیرا انتخاب کنید.

شرایطی را که می‌خواهید برای پیام‌های ایمیل دریافتی استفاده کنید، انتخاب کنید. شما می توانید این قانون را برای فرستنده های خاص، با کلمات خاص، زمانی که در بازه تاریخ دریافت می کنید، یا هر شرایط دیگری که می خواهید اعمال کنید. بعدیرا انتخاب کنید.

پاسخ با استفاده از یک الگوی خاصیا پاسخ سرور با استفاده از یک پیام خاصرا به دلخواه خود انتخاب کنید. سپس، متن زیر خط‌دار و آبی رنگ را در پایین به‌ازای گزینه‌ای که انتخاب می‌کنید انتخاب کنید و پس از پایان، بعدیرا انتخاب کنید.

پاسخ با استفاده از یک الگوی خاص: الگوی خاصرا انتخاب کنید تا الگوی مورد نظر خود را انتخاب کنید.

پاسخ سرور با استفاده از یک پیام خاص: یک پیام خاصرا انتخاب کنید، پیام را در کادر ظاهر شده وارد کنید و ذخیره و بستن.

هر استثنایی را که می‌خواهید شامل شود علامت‌گذاری کنید، بعدیرا انتخاب کنید و با نام‌گذاری، فعال کردن و ذخیره آن با دکمه پایان، قانون را به پایان برسانید.

نحوه ایجاد قوانین در Outlook در مک

اگر از Outlook در مک خود استفاده می کنید، می توانید قوانین صندوق ورودی را به راحتی در آنجا تنظیم کنید، اگرچه شرایط و اقدامات کمی محدودتر از Windows است.

Outlookرا باز کنید و Outlook>تنظیماترا در نوار منو انتخاب کنید.

قوانینرا در پنجره بازشو انتخاب کنید.

اگر بیش از یک حساب دارید، یک حساب در سمت چپ انتخاب کنید و دکمه علامت مثبترا در سمت راست انتخاب کنید.

یک نام قانونرا در بالا وارد کنید.

سپس، شرط اول را با استفاده از کادرهای کشویی تنظیم کنید. بسته به آنچه انتخاب می کنید، ممکن است لازم باشد شرایط را اضافه کنید. برای مثال، اگر تاریخ دریافترا انتخاب کنید، تاریخ(های) را وارد خواهید کرد.

بعد، عمل را با استفاده از آن کادرهای کشویی انتخاب کنید. مجدداً، ممکن است لازم باشد به عمل اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر Move to Folderرا انتخاب کنید، پوشه را انتخاب خواهید کرد..

برای افزودن یک شرط یا اقدام دیگر، علامت مثبترا در سمت راست انتخاب کنید یا برای افزودن یک استثنا، علامت مثبترا در کنار به استثنای اگرانتخاب کنید span>.

در صورت تمایل، کادر را علامت بزنید تا سایر قوانینی که شرایط مشابه را دارند اعمال نشود. تأیید کنید که کادر فعالدر پایین سمت چپ علامت زده شده است و برای ذخیره قانون، OKرا انتخاب کنید.

نحوه ایجاد قوانین در Outlook در وب

برای ایجاد یک قانون در چشم انداز در وب ، به وب‌سایت بروید و وارد سیستم شوید. شرایط و اقدامات مشابهی را در Outlook در Mac خواهید دید.

نماد تنظیمات(چرخ‌دنده) را در بالا سمت راست انتخاب کنید و مشاهده همه تنظیمات Outlookرا در نوار کناری که ظاهر می‌شود انتخاب کنید.

در پنجره بازشو، ایمیلرا در سمت چپ و قوانینرا در سمت راست انتخاب کنید.

در بالا، افزودن قانون جدیدرا انتخاب کنید.

قانون خود را یک نام بگذارید و سپس از کادر Add a conditionبرای انتخاب معیار استفاده کنید. بسته به شرایطی که انتخاب می کنید، ممکن است لازم باشد به آن اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر ازرا انتخاب کنید، از شما خواسته می شود که فرستنده را در سمت راست ارائه دهید.

از کادر افزودن کنشبرای انتخاب یک اقدام استفاده کنید. مجدداً، ممکن است از شما خواسته شود که به عمل اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر انتقال بهرا انتخاب کنید، از شما خواسته می شود نام پوشه یا یک پوشه جدید بسازید را ارائه دهید.

29s>

می‌توانید از گزینه‌های آبی برای اضافه کردن یک شرط دیگر، اقدام دیگر یا اضافه کردن استثناها به دلخواه استفاده کنید.

در صورت تمایل، می‌توانید کادرها را علامت‌گذاری کنید تا پردازش قوانین بیشتر متوقف شود و قانون بلافاصله در صندوق ورودی خود اجرا شود.

پس از اتمام، ذخیرهرا انتخاب کنید.

آیا ایمیل های شما از قوانین پیروی می کنند؟

با ایجاد قوانین ایمیل در Outlook، می‌توانید زمان سازماندهی پیام‌هایتان، فراموش کردن پیگیری یا پاسخ دادن به ایمیل‌های خاص را به حداقل برسانید. اگر با مشکل مواجه شدید، به این رفع مشکلات زمانی که قوانین ایمیل Outlook کار نمی کنند نگاهی بیندازید.

.

پست های مرتبط: