مدیریت یک پروژه شامل بسیاری از قطعات متحرک است، مهم نیست پروژه بزرگ یا کوچک باشد. برای کمک به سازماندهی کار بعدی خود بدون ایجاد اسناد از ابتدا، این الگوهای مدیریت پروژه را برای اکسل بررسی کنید.
با همه چیز از نمودار گانت گرفته تا بودجه گرفته تا جدول زمانی، حداقل چند الگوی اکسل در این لیست وجود دارد که می تواند به شما کمک کند پروژه خود را در مسیر خود نگه دارید.
1. الگوی نمودار گانت ردیابی تاریخ
نمودار گانت یک ابزار قوی برای ردیابی بیشتر هر نوع پروژه است. این نمودار گانت ردیابی تاریخ ممتاز از مایکروسافت، اصول اولیه مورد نیاز را در اختیار شما قرار می دهد.
یکی از برگه ها را برای ایجاد نمودار خود به رنگ های سبز، آبی یا بنفش انتخاب کنید. سپس، وظیفه، واگذارنده، درصد پیشرفت، تاریخ شروع و مدت زمان را به روز وارد کنید. نمودار گانت را در به روز رسانی سمت راست می بینید تا جزئیات پروژه شما را منعکس کند.
می‌توانید نشانگر نقطه عطفی را که می‌خواهید استفاده کنید انتخاب کنید و آنها را نیز در نمودار خود بگنجانید. با نوار پیمایش یا ویژگی افزایش پیمایش در بالا، می‌توانید به راحتی در نمودار حرکت کنید در حالی که همچنان جدول کار را در سمت چپ می‌بینید.
این الگو به اشتراک Microsoft 365 نیاز دارد. برای گزینه ای که می توانید بدون اشتراک از آن استفاده کنید، به جای آن به قالب ساده گانت چارت مایکروسافت نگاهی بیندازید.
2. الگوی طرح پروژه چابک
اگر به دنبال الگویی هستید که بتواند به مدیریت پروژه چابک کمک کند، این طرح پروژه چابک از صفحه هوشمند ایده آل است.
ستون‌هایی را برای وظایف، انواع ویژگی‌ها، افراد مسئول، نقاط داستان، تاریخ شروع و پایان، مدت زمان، وضعیت‌ها و نظرات مشاهده خواهید کرد. سپس ردیف‌هایی برای هر کار به همراه اسپرینت‌ها و کادرهای تأیید برای آن وظایف در معرض خطر دارید.
همانطور که جزئیات را اضافه می‌کنید و در پروژه پیش می‌روید، به‌روزرسانی نمودار جدول زمانی را در پایین می‌بینید تا نمای عالی از پیشرفت پروژه خود را ببینید.
3. الگوی تفصیلی بودجه پروژه
اگر بخشی از وظایف مدیریت پروژه شما شامل رسیدگی به بودجه است، از این الگوی بودجه پروژه تفصیلی Vertex42 قدردانی خواهید کرد.
برای هر کار در یک فاز یا دسته، می‌توانید کار، مواد و هزینه‌های ثابت را که اعمال می‌شوند وارد کنید. سپس مبلغی را که برای آن کار در نظر گرفته اید وارد کنید. الگو را خواهید دید که مقادیر واقعی و بیشتر یا کمتر را برای شما محاسبه می کند..
در بالا، یک خلاصه بودجه برای مشاهده سریع میزان پوشش هزینه‌ها توسط بودجه دارید.
4. الگوی بودجه ریزی ماهانه پروژه
برای چیزی که به جزئیات کمتری نیاز دارد، این الگوی بودجه ریزی پروژه ماهانه ممکن است دقیقاً همان چیزی باشد که شما نیاز دارید. این شامل اطلاعات اولیه بودجه است که می توانید به ذینفعان یا سایر اشخاص ذینفع ارائه دهید.
بخش درآمد به شما مکان هایی برای تأمین مالی داخلی و خارجی مانند بودجه بخش، جریان های درآمد، کمک های مالی و کمک های مالی ارائه می دهد.
بخش هزینه‌ها به شما امکان می‌دهد هزینه‌های تفصیلی را در هر دسته یا کار اضافه کنید.
همه درآمدها و هزینه‌ها هر دو در بخش‌های مربوطه جمع‌بندی و جمع‌بندی می‌شوند، همانطور که اقلام در هر ماه در هر ردیف هستند.
همچنین خلاصه‌ای مناسب در بالا مشاهده خواهید کرد که شامل موجودی اولیه، کل درآمد و هزینه‌ها، مبالغ خالص و موجودی پایان پیش‌بینی‌شده در ماه می‌شود.
5. الگوی ریسک پروژه
به همان اندازه که از اعتراف آن متنفریم، هر پروژه مقدار مشخصی ریسک دارد. الگوی ریسک پروژه Smartsheet به شما امکان می‌دهد به راحتی آن وظایف را در معرض خطر ردیابی کنید.
وظیفه، واگذارنده و ضرب الاجل را وارد کنید و از کادرهای کشویی برای اضافه کردن وضعیت و سطح خطر در هر کار استفاده کنید. سپس شبکه‌ای را در بالا می‌بینید که به‌طور خودکار برای مرور سریع وظایف پرخطر، متوسط و کم خطر همراه با مجموع، پر می‌شود.
6. الگوی ساختار شکست کار
آیا نیاز به ایجاد WBS برای پروژه خود دارید؟ این الگوی Work Breakdown Structure از Vertex42 شما را به شروع خوبی می‌رساند.
شما ستون‌هایی برای سطح، شماره‌گذاری به سبک طرح کلی، و سپس نام یا شرح کار دارید. برای ساختار تفکیک کار ساده و در عین حال مؤثر، فرد واگذار شده، تاریخ شروع و پایان، و به صورت اختیاری یادداشت ها را وارد کنید.
7. الگوی لیست وظایف پروژه
برای یک روش مفید برای مشاهده چندین پروژه ها و وظایف آنها به طور همزمان، به این الگوی فهرست وظایف پروژه برای Microsoft Excel نگاه کنید.
جزئیات هر کار را در یک پروژه از جمله مالک، اولویت، تاریخ شروع، تاریخ پایان و درصد تکمیل وارد کنید. سپس می‌توانید مقدار بودجه، ساعت‌های تخمینی و واقعی هر کار را وارد کنید و پس از تکمیل آن را انجام شدعلامت‌گذاری کنید.
شما همچنین یک خلاصه خوب در بالا برای مجموع بودجه و ساعت دارید..
اگر نسخه پایه‌تری برای یک پروژه و بدون جزئیات بودجه می‌خواهید، این قالب ساده Task Tracker را نیز از Vertex 42 بررسی کنید.
8. الگوی ردیاب پروژه
برای ردیابی چندین پروژه یا لیستی از وظایف پروژه، این الگوی Project Tracker را بررسی کنید. با قالب‌بندی شرطی که دقیقاً در آن تعبیه شده است، می‌توانید ببینید که ساعت‌ها و مدت‌زمان‌های تخمینی و واقعی را بیشتر یا کمتر می‌کنید.
از برگه Setupبرای وارد کردن دسته‌ها و کارمندان استفاده کنید. سپس این مقادیر فهرست‌های کشویی را در Project Tracker پر می‌کنند تا انتخاب را ساده کنند.
از برگه ردیاب پروژهبرای وارد کردن درصد بالا یا پایین برای نمایش پرچم استفاده کنید. هنگامی که شروع، پایان و مدت زمان تخمینی و واقعی را برای هر مورد وارد کردید، یک فونت قرمز به همراه یک پرچم برای آن موارد بیش از حد خواهید دید.
9. الگوی نمودار جدول زمانی پروژه
برای تصویری موثر که جدول زمانی پروژه شما را با تاریخ، نقاط عطف، و وظایف نمایش می دهد، به این الگوی نمودار جدول زمانی پروژه نگاهی بیندازید.
از جدول Tasks برای وارد کردن جزئیات هر مورد از جمله تاریخ شروع و پایان، مدت زمان و برچسب ها استفاده کنید. این وظایف در زیر جدول زمانی نمایش داده می‌شوند، بنابراین می‌توانید از ستون‌های «موقعیت عمودی» و «خط عمودی» در جدول برای جابه‌جایی آنها در صورت تمایل استفاده کنید.
از جدول Milestones برای وارد کردن تاریخ های قابل توجه استفاده کنید. می‌توانید از هر برچسبی که دوست دارید برای نقاط عطف استفاده کنید و نقاط آنها را بالای خط زمانی در ستون موقعیت تعیین کنید.
همانطور که کارها و نقاط عطف را اضافه، ویرایش و تنظیم می‌کنید، به‌روزرسانی خط زمانی را در بالا می‌بینید. این به شما و تیم یا سهامدارانتان دیدی فوق العاده از چارچوب زمانی پروژه می دهد.
10. الگوی زمانبندی پروژه
شاید برای جدول زمانی پروژه خود به جزئیات بیشتری نیاز داشته باشید. در این صورت، شما این الگوی زمانبندی پروژه را می‌پسندید.
از برگه نمونهبرای مشاهده نمونه استفاده کنید و سپس از برگه هفتهیا ماهبرای برنامه زمانی خود انتخاب کنید. به سادگی تاریخ ها را در بالا در صورت نیاز تنظیم کنید.
برنامه زمانی را می‌بینید که بر اساس مرحله پروژه در سمت چپ با وظایف و نقاط عطف در سمت راست تقسیم شده است. از ستون پایانی سمت راست برای علامت گذاری پایان پروژه و اضافه کردن نکات لازم استفاده کنید..
برای نکاتی در مورد قالب‌بندی وظایف و نقاط عطف، حتماً برگه راهنما را بررسی کنید.
11. الگوی جدول زمانی پروژه
اگر در تیم پروژه خود پیمانکاران یا مترجمان آزاد دارید، این جدول زمانی هفتگی پروژه از Smartsheet مفید است.
زمان‌های شروع و پایان را در روز پر کنید و ساعت‌های معمولی را مشاهده کنید که به طور خودکار محاسبه می‌شوند. سپس ساعات اضافه کاری، بیماری، تعطیلات یا تعطیلات را اضافه کنید. به سادگی نرخ ساعتی را برای هر نوع کار وارد کنید تا کل دستمزد را در پایین دریافت کنید.
12. الگوی ردیاب مشکلات پروژه
همه پروژه ها به خوبی پیش نمی روند. برای پیگیری مشکلات، از این Project Issue Tracker تعاملی از Microsoft استفاده کنید.
جزئیات مشکل را در جدول پایین وارد کنید، از جمله نوع، اولویت، تاریخ باز شدن، باز شدن، بسته شدن، بسته شدن توسط، و هر یادداشتی.
سپس، با استفاده از نمودار تعاملی در بالا، یک عکس فوری از مشکلات دریافت کنید. می توانید از کادرهای کشویی Typeو Priorityبرای فیلتر کردن نمودار استفاده کنید. همچنین می‌توانید تاریخ خاصی یا آخرین تعداد روز را برای فیلتر کردن بر اساس آن جزئیات وارد کنید.
این ردیاب برای مشاهده آسان مسائل دارای اولویت بالا در یک نگاه ایده آل است.
13. الگوی اقلام اقدام
پروژه بدون موارد اقدام چیست؟ اگر یک راه آسان برای پیگیری وظایف می‌خواهید که نیاز به توجه دارد، این الگوی موارد اقدام برای شماست.
هر مورد اقدام، مالک، تاریخ تخصیص و تاریخ سررسید را وارد کنید. سپس، از کادرهای کشویی داخلی استفاده کنید تا رتبه، اولویت، وضعیت، و علامت تیک را برای موارد تکمیل شده لحاظ کنید.
همچنین می‌توانید تاریخ‌های آخرین به‌روزرسانی و جلسه بعدی را در بالا اضافه کنید تا شما و اعضای تیمتان در مسیر خود بمانید.
اینها برخی از بهترین الگوهای مدیریت پروژه برای اکسل هستند. امیدواریم یک یا چند مورد به شما در پروژه بعدی شما کمک کند.
.