نحوه ایجاد و استفاده از متن خودکار در Microsoft Word

پردازنده های کلمه از اوایل دهه 1980 که مایکروسافت برای اولین بار Microsoft Word را برای MS-DOS منتشر کرد ، مسیری طولانی را طی کرده اند. ویژگی پیشگامانه آن این بود که برای استفاده با ماوس طراحی شده بود. نسخه های امروز Microsoft Word شامل ویژگی هایی است که کاربران حتی در آن زمان تصور نمی کردند ، از جمله استفاده از قابلیت متن خودکار Microsoft Word برای ایجاد سریعتر مطالب و با اشتباهات کمتر.

اگر زیاد از Word استفاده می کنید ، احتمال وجود عباراتی ، متن یا نمودارهایی وجود دارد که مرتباً از آنها استفاده می کنید. ویژگی های خودکارصحیح Word و متن خودکار برای کمک به شما درج سریع آن مطالب تکراری ساخته شده اند و در وقت صرفه جویی می کنند. به عنوان مثال می توان امضای شما را در انتهای نامه اضافه کرد یا زبان دیگ بخار را در اسنادی مانند قراردادها یا درخواست های پیشنهادی وارد کرد.

تفاوت بین تصحیح خودکار و متن خودکار

در Microsoft Word ، اصلاح خودکار به شما امکان می دهد قطعه های متنی قابل استفاده مجدد - حداکثر 255 کاراکتر ایجاد کنید. سپس این قطعه ها نه تنها در Word بلکه در همه برنامه های Office مانند چشم انداز و پاورپوینت نیز در دسترس شما هستند.

متن خودکار ، از طرف دیگر دست ، بسیار قوی تر است این برای کنترل بلوک های متن بسیار بزرگتر ساخته شده است. ورودی های متن خودکار که ایجاد می کنید با الگوی Word شما ذخیره می شوند و در برنامه های دیگر Office که استفاده می کنید در دسترس نیستند. هر دو گزینه AutoCorrect و AutoText در نسخه دسک تاپ و آنلاین Microsoft Word در دسترس هستند. می خواهید به یک قطعه قابل استفاده مجدد تبدیل شوید. در مثال زیر ، ما در حال پیکربندی خودکار تصحیح هستیم که هنگام نوشتن 123یک بلوک کوتاه از متن را وارد کنیم.

حداکثر 255 کاراکتر متن مورد نظر خود را انتخاب کنید برای استفاده مجدد با تایپ یک سری کوتاه از نویسه ها.

به پرونده>گزینه ها>اثباتبروید و گزینه های اصلاح خودکار

اطمینان حاصل کنید که کادر تأیید جایگزینی متن هنگام تایپ کردن

بعد ، در جایگزینکنید ، نویسه هایی را که می خواهید جایگزین شود با متن متنی که در مرحله 1 انتخاب کرده اید تایپ کنید. در این حالت ، ما از نویسه های -123استفاده می کنیم >. متنی که در مرحله 1 انتخاب کرده اید در قسمتظاهر می شود.

در آخر ، افزودنو سپس خوبو سپس دوباره تأییدکنید.

استفاده از ورودی خودکار صحیح

اکنون ، برای استفاده از ورودی اصلاح خودکار که با دنبال کردن مراحل بالا ایجاد کرده اید ، فقط -123را در سند Word خود تایپ کنید ، و این نویسه ها با متن متنی که در مرحله 1 انتخاب کرده اید جایگزین می شوند .

نحوه ایجاد و استفاده از متن خودکار

اگر می خواهید بلوک هایی از متن را که بیش از 255 کاراکتر هستند یا شامل تصاویر هستند ، به طور خودکار وارد کنید ، به جای تصحیح خودکار از متن خودکار استفاده کنید.

ایجاد ورودی متن متن خودکار جدید

دوباره ، با باز کردن سندی که متنی را که می خواهید به یک قطعه قابل استفاده مجدد ایجاد کنید ، شروع کنید. متن ، از جمله تصاویر ، می خواهید به ورودی متن خودکار تبدیل کنید.

Alt+ F3را فشار دهید. با این کار کادر محاوره ای ایجاد بلوک جدید ساختمانراه اندازی می شود که در آنجا چند گزینه خواهید داشت.

اطلاعات را پر کنید و مطمئن شوید که یک نام و توضیحات منحصر به فرد در آن وارد کرده اید.

تأییدرا انتخاب کنید.

با استفاده از ورودی متن خودکار Microsoft Word

اکنون ، برای استفاده از ورودی متن خودکار که به تازگی ایجاد کرده اید ، این مراحل را دنبال کنید.

انتخاب کنید برگه درجدر نوار ابزار.

Quick Partsو سپس متن خودکاررا انتخاب کنید.

انتخاب کنید ورودی متن خودکار مورد نظر خود را وارد کنید ، و در سند Word شما وارد می شود.

با استفاده از ورودی AutoText از طریق تصحیح خودکار

به صورت متناوب ، می توانید ورودی AutoText را که ایجاد کرده اید با تایپ نام ورودی وارد کنید. این روش اساساً از قابلیت اصلاح خودکار استفاده می کند. به عنوان مثال ، با استفاده از ورودی AutoText در بالا ، می توانید "چارچوب های چابک اهرمی" را تایپ کنید ، و یک راهنمای ابزار ظاهر می شود که می گوید: "(برای وارد کردن ENTER را فشار دهید)" -block-image ">

وقتی Enterرا فشار می دهید ، کامل بلوک متن خودکار در سند شما وارد می شود.

اگر راهنمای ابزار "(برای درج ENTER را فشار دهید)" مشاهده نمی کنید ، باید نمایش پیشنهادات تکمیل خودکاررا فعال کنید. می توانید این کار را با رفتن به File>Options>Advancedانجام دهید و کادر کنار Show AutoComplete Suggestionsرا علامت بزنید.

افزودن ورودی متن خودکار به نوار ابزار دسترسی سریع

اگر می خواهید تعداد اقدامات لازم برای قرار دادن متن خودکار Microsoft Word را کاهش دهید ، می توانید ورودی را به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه کنید.

پیکان کشویی نوار ابزار دسترسی سریعرا انتخاب کرده و دستورات بیشتررا انتخاب کنید.

در کادر کشویی انتخاب دستورات ازهمه دستوراترا انتخاب کنید.

متن خودکاررا در لیست سمت راست پیدا کنید و دکمه افزودنرا برای افزودن آن به لیست سمت راست انتخاب کنید.

خوبرا انتخاب کنید

اکنون خواهید دید که یک دکمه متن خودکار به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه شده است.

برای درج متن خودکار متن ، دکمه متن خودکار را انتخاب کنید و سپس ورودی متن خودکار را که می خواهید در سند خود وارد کنید ، انتخاب کنید.

استفاده از ورودی متن خودکار از طریق میانبر

راه دیگری برای وارد کردن متن خودکار با ایجاد یک میانبر صفحه کلید است.

کلیک راستدر هر نقطه از نوار نوار ابزار و سفارشی کردن روبان…

دکمه سفارشی سازیرا در پایین کادر گفتگو انتخاب کنید.

در لیست دسته ها در سمت چپ ، ساختمان بلوکرا انتخاب کنید >.

در لیست بلوک های ساختماندر سمت راست ، بلوک ساختمانی را که می خواهید برای آن ایجاد کنید انتخاب کنید میانبر صفحه کلید.

نشانگر خود را در قسمت کلید میانبر جدید فشار دهیدقرار دهید و میانبر صفحه کلید را که می خواهید استفاده کنید تایپ کنید. در مثال زیر ، ما از Alt+ Ctrl+ Shift+ Lبه عنوان میانبر صفحه کلید استفاده می کنیم.

دکمه اختصاصرا انتخاب کنید.

بستنو سپس تأییدرا انتخاب کنید.

اکنون ، هنگامی که دوباره به سند Word خود بازگشتید ، می توانید از میانبر صفحه کلید ایجاد شده برای وارد کردن متن متن خودکار استفاده کنید.

دقیق تر و سریعتر باشید ترفندهایی که آموخته اید

حتی اگر شما واقعاً فردی جزئیات گرا نباشید ، نکات بالا به نظر می رسد که شما هستید! اگر از این ویژگی ها استفاده نکنید ، هنگام نوشتن یک سند Word ، در وقت خود صرفه جویی خواهید کرد و خطاهای کمتری خواهید داشت. اگر دوست دارید ، آن را یک قدم جلوتر بردارید و برای هر سری از اقدامات مکرراً برخی از ماکروها را در Word ایجاد کنید را انجام دهید.

پست های مرتبط: