نحوه ایجاد تقویم گروهی در مایکروسافت 365

چند نفر می‌توانند یک تقویم گروهی را بخوانند و ویرایش کنند، که آن را راهی خوب برای ارتقای بهره وری و همکاری بین همکاران کسب‌وکار کوچک یا اعضای تیم سازمانی می‌سازد.

این آموزش نحوه ایجاد یک تقویم گروهی در برنامه‌های Microsoft Office 365، از جمله Microsoft Outlook، دسترسی به وب Outlook (OWA) و تیم های مایکروسافت را مورد بحث قرار می‌دهد. نحوه اشتراک‌گذاری تقویم را مرور می‌کنیم تا افرادی که انتخاب می‌کنید بتوانند رویدادها را در برنامه تقویم مشاهده و ویرایش کنند. همچنین درباره نحوه ایجاد گروه‌های تقویم بحث خواهیم کرد.

به طور کلی، دو مرحله اصلی برای ایجاد یک تقویم گروهی وجود دارد:

  1. یک تقویم خالی جدید ایجاد کنید.
  2. آن را با دیگران به اشتراک بگذارید تا آنها بتوانند تقویم را مشاهده و ویرایش کنند.
  3. ما به نحوه انجام هر مرحله در Outlook در نسخه های وب و دسکتاپ Outlook خواهیم پرداخت.

    توجه:مایکروسافت بهبودهایی را در نحوه کار اشتراک‌گذاری تقویم اعلام کرده است. با این حال، مایکروسافت می‌گوید: «این پیشرفت‌ها فقط برای تقویم‌های مشترک بین افرادی که از Exchange Online استفاده می‌کنند، برنامه‌ریزی شده است.» در برخی موارد، این بدان معناست که اشتراک‌گذاری یک تقویم صندوق پستی منبع یا تقویم صندوق پستی مشترک تنها در صورتی کار می‌کند که گیرنده دعوت به اشتراک‌گذاری را با استفاده از Outlook در وب، Outlook برای iOS، یا Outlook برای Android بپذیرد، یعنی نه یک سرور Exchange با میزبانی داخلی. مایکروسافت می گوید که بهبودهای بیشتری در راه است.

    یک تقویم خالی جدید با Outlook در وب ایجاد و به اشتراک بگذارید

    در اینجا نحوه ایجاد و اشتراک گذاری یک تقویم خالی جدید با استفاده از Outlook در وب آمده است.

    1. با مرورگر وب وارد Outlook شوید و تقویم را انتخاب کنید.
      1. پیوند افزودن تقویمرا انتخاب کنید.
        1. در منوی سمت چپ پنجره بازشو، ایجاد تقویم خالیرا انتخاب کنید.
          1. نامی برای تقویم وارد کنید و در صورت تمایل، رنگ یا جذابیتی را برای تقویم انتخاب کنید.
          2. در منوی کشویی افزودن به، انتخاب کنید که تقویم جدید در زیر کدام گروه تقویم ظاهر شود.
          3. روی ذخیرهکلیک کنید.
          4. تقویم جدید را در لیست تقویم پیدا کنید، روی آن کلیک راست کنید (یا نماد بیشتر ...را انتخاب کنید) و اشتراک گذاری و مجوزهارا انتخاب کنید..
            1. آدرس ایمیل یا نام تماس فردی را که می‌خواهید تقویم را با او به اشتراک بگذارید، وارد کنید.
            2. گزینه های تقویم را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید گیرنده بتواند رویدادهای تقویم را اضافه، حذف و تغییر دهد، سطح مجوز می‌تواند ویرایش شودرا انتخاب کنید.
            3. <. ol start="10">
            4. اشتراک گذاریرا انتخاب کنید.
            5. مراحل 7-9 را برای افزودن اعضا تکرار کنید.
            6. افرادی که تقویم را با آنها به اشتراک می گذارید ایمیلی دریافت می کنند که از آنها می خواهد تقویم Outlook را بپذیرند و مشاهده کنند. توجه داشته باشید که کاربران خارجی نمی توانند تقویم را ویرایش کنند.

              ایجاد و به اشتراک گذاری یک تقویم خالی جدید در برنامه دسکتاپ Outlook

              این مراحل را در برنامه دسکتاپ Outlook دنبال کنید تا یک تقویم خالی جدید ایجاد و به اشتراک بگذارید.

              1. نماد تقویم را در گوشه سمت چپ پایین Outlook انتخاب کنید.
                1. در برگه صفحه اصلیدر گروه مدیریت تقویم‌ها، باز کردن تقویمرا انتخاب کنید.
                  1. ایجاد تقویم خالی جدیدرا انتخاب کنید.
                    1. در پنجره بازشو ایجاد پوشه جدید، به تقویم یک نام بدهید و محل قرار دادن تقویم را انتخاب کنید (مثلاً به عنوان یک زیرپوشه از پوشه اصلی تقویم).
                      1. بعد، برای اشتراک‌گذاری تقویم، روی تقویم در فهرست تقویم کلیک راست کنید.
                        1. اشتراک گذاری>تقویم اشتراک گذاریرا انتخاب کنید.
                          1. نام مخاطبین یا آدرس ایمیل را برای افزودن افراد به دعوتنامه اشتراک‌گذاری وارد کنید، در صورت تمایل پیامی اضافه کنید و روی ارسالکلیک کنید. گیرندگان ایمیلی دریافت خواهند کرد که آنها را به "پذیرش و مشاهده تقویم" دعوت می کند.
                          2. نحوه افزودن یک تقویم مشترک به تیم های مایکروسافت

                            Outlook تنها جایی نیست که می توانید یک تقویم مشترک ایجاد کنید. مایکروسافت تیمز عملکرد تقویم را نیز به اشتراک گذاشته است. در اینجا نحوه افزودن یک تقویم مشترک در Teams آورده شده است.

                            1. یک کانال در Teams انتخاب کنید.
                            2. برای افزودن برگه، نماد + را در سمت راست نام کانال انتخاب کنید.
                              1. تقویم کانالرا جستجو و انتخاب کنید..
                                1. افزودنرا انتخاب کنید.
                                2. یک برگه تقویم در بالای کانال Teams ظاهر می شود. همه اعضای کانال می توانند جزئیات رویداد را مشاهده کنند و رویدادها را به تقویم اضافه کنند. این مکان عالی برای برنامه‌ریزی جلسه تیم‌ها است.

                                  تقویم گروهی در مقابل گروه تقویم

                                  علاوه بر ایجاد تقویم های گروهی ، Outlook چندین روش دیگر برای سازماندهی تقویم و مشاهده چندین تقویم به طور همزمان دارد. گروه‌های تقویم راهی برای دیدن زمان‌بندی‌های ترکیبی هستند — نه تنها برای افراد، بلکه برای تقویم‌های شیرپوینت، تقویم‌های اینترنتی و منابعی مانند رزرو اتاق.

                                  نحوه ایجاد گروه های تقویم در Outlook در وب

                                  بسته به اینکه سازمان شما چگونه موارد را تنظیم کرده است، گروه‌های تقویم پیش‌فرض را می‌بینید که ممکن است شامل موارد زیر باشد:

                                  • تقویم های من
                                  • تقویم های مردم
                                  • تقویم های دیگر
                                  • اگر آن دسته‌ها کار نمی‌کنند، می‌توانید گروه‌های تقویم شخصی سفارشی‌شده را در Outlook در وب ایجاد کنید.

                                    1. پنجره سمت چپ، صفحه تقویم است. اینجاست که تمام تقویم‌هایی که می‌توانید مشاهده کنید فهرست می‌شوند. روی تقویم‌های من یا سایر تقویم‌ها کلیک راست کرده و گروه تقویم جدیدرا انتخاب کنید. همچنین، نماد بیشتر(سه نقطه) را در کنار یک گروه تقویم موجود انتخاب کنید و گروه تقویم جدیدرا انتخاب کنید.
                                    2. 20s>
                                    3. نامی برای گروه تقویم جدید وارد کنید و Enterرا فشار دهید.
                                    4. وقتی با انتخاب پیوند افزودن تقویمدر صفحه تقویم، تقویم جدیدی اضافه می‌کنید، می‌توانید انتخاب کنید که تقویم جدید به کدام گروه تقویم اضافه شود.
                                    5. برای تغییر نام یا حذف یک گروه تقویم، روی نام گروه کلیک راست کنید.

                                      نحوه ایجاد گروه های تقویم در نسخه های رومیزی Outlook

                                      می توانید گروه های تقویم را در نسخه های دسکتاپ Outlook، از جمله Outlook برای مایکروسافت 365 ، Outlook 2021، Outlook 2019، Outlook 2016، Outlook 2013، و Outlook 2010 ایجاد کنید.

                                      این مراحل را برای ایجاد یک گروه تقویم از یک دفترچه آدرس یا لیست مخاطبین دنبال کنید.

                                      1. Outlook را باز کنید.
                                      2. تقویمرا انتخاب کنید.
                                      3. برگه صفحه اصلیرا انتخاب کنید.
                                      4. در گروه مدیریت تقویم، گروه‌های تقویم>ایجاد گروه تقویم جدیدرا انتخاب کنید..
                                        1. به گروه تقویم جدید یک نام بدهید و روی تأییدکلیک کنید.
                                          1. در فهرست کشویی در زیر کتاب آدرس، لیست مخاطبینی را که می‌خواهید اعضای گروه تقویم را از آن انتخاب کنید، انتخاب کنید.
                                          2. نام ها را مرور یا جستجو کنید، نام مورد نظر خود را انتخاب کنید و اعضای گروهرا انتخاب کنید. این مرحله را تکرار کنید تا زمانی که هر کسی را که می‌خواهید اضافه کنید.
                                          3. OKرا انتخاب کنید.
                                          4. برای ایجاد یک گروه تقویم بر اساس تقویم هایی که در حال حاضر مشاهده می کنید، این مراحل را دنبال کنید:

                                            1. در تقویم، برگه صفحه اصلیرا انتخاب کنید.
                                            2. در مدیریت گروه تقویم، گروه های تقویم>ذخیره به عنوان گروه تقویم جدیدرا انتخاب کنید.
                                              1. نامی برای گروه تقویم وارد کنید و OKرا انتخاب کنید.
                                              2. اگر می‌خواهید تقویم‌ها را به یک گروه تقویم موجود اضافه کنید، این مراحل را دنبال کنید:

                                                1. در برگه صفحه اصلیدر مدیریت گروه تقویم، باز کردن تقویمرا انتخاب کنید.
                                                  1. نوع تقویم را انتخاب کنید.
                                                  2. نام ها را مرور کنید، نام مورد نظر خود را انتخاب کنید و تقویمرا انتخاب کنید. این کار را تکرار کنید تا زمانی که همه نام‌هایی را که می‌خواهید اضافه کنید.
                                                  3. OKرا انتخاب کنید.
                                                  4. تقویم هایی که انتخاب کرده اید در گروه تقویم های مشترکظاهر می شوند. آنها را بکشید و به گروه تقویم مورد نظر خود رها کنید.
                                                  5. می‌بینید که با ایجاد گروه‌های تقویم، بهتر سازماندهی می‌شوید و می‌توانید به سرعت تقویم مورد نظر خود را پیدا کنید.

                                                    .

                                                    پست های مرتبط:


                                                    12.08.2022