فارغ از اینکه یک متخصص Getting Things Done GTD هستید ، یا تازه شروع به یادگیری روند GTD می کنید ، تودویست بهترین برنامه لیست کارهایی است که از GTD شما پشتیبانی می کند گردش کار.
چرا اینطور است؟ دلایل زیادی وجود دارد که به ویژگی های آن ، طرح آن و این واقعیت است که عملکرد پیش فرض به طور طبیعی از ساختار GTD که در داخل آن ایجاد می کنید پشتیبانی می کند.
حتی اگر هرگز نام GTD را نشنیده باشید ، موارد زیر شامل نکات اساسی GTD برای شروع کنید و اینکه چگونه می توانید از Todoist برای انجام این کار استفاده کنید.
توجه: نسخه دقیق GTD مورد استفاده در این مقاله بر اساس اصول ارائه شده توسط کارل پولین و کلاس آنلاین زندگی دیجیتال 3.0 او (که من اکیداً توصیه می کنم). این مقاله فقط نحوه استفاده از Todoist را به عنوان بخشی از آن سیستم ارائه می دهد. جزئیات زیادی وجود دارد که ما نمی توانیم در این مقاله قرار دهیم.
انجام کارها چیست (GTD) چیست؟
اصول انجام کارها برای مدتی وجود داشته است. هیچ ابزار یا برنامه مشخصی وجود ندارد که شما باید از آن استفاده کنید ، اما اصول اساسی اساسی در مورد هر رویکرد اساساً یکسان است.
GTD به شما کمک می کند ذهن خود را از هر آنچه در آن روز در آن شنا می کند خالی کنید. این کار باعث می شود مغز شما به جای اینکه دائماً حواس شما را پرت کند ، روی وظیفه پیش روی شما تمرکز کند.
این کار با ارائه یک سری مراحل به شما که هر هفته آنها را طی می کنید تا منظم باشید ، کار می کند. این مراحل عبارتند از:
GTD نه تنها به شما کمک می کند تا از تولید و سازماندهی بیشتری برخوردار شوید ، بلکه می تواند به شما در رسیدن به 4کمک کند s>(دیگر نامه الکترونیکی در صندوق ورودی شما نیست) ، زیرا هیچ وقت معطل نکن را روی ایمیل های دریافتی خود وارد خواهید کرد با استفاده از سیستم GTD فوق بلافاصله همه کارها را پردازش خواهید کرد.
نحوه ایجاد ساختار GTD Todoist
اکنون که اصول اولیه GTD را می دانید ، بیایید نگاهی دقیق به چگونگی کمک Todoist بیندازیم.
اولین چیزی که شما من می خواهم این کار را انجام دهم یک ساختار جدید Projects والدین در Todoist ایجاد کنم که شامل همه سطل ها برای سازماندهی کارهای مختلف ورودی شما باشد. صندوق ورودی: این جایی است که تمام آن ایده های ورودی وارد می شوند. وقتی ایمیلی دریافت کردید که نیاز به اقدام دارد ، اقدام را در اینجا قرار داده و بلافاصله ایمیل را بایگانی کنید. اگر مورد اقدامی را در جلسه دریافت کنید ، آن مورد را در اینجا قرار می دهید. هر کاری که باید انجام دهید مستقیماً به صندوق ورودی شما وارد می شود.
توجه: Todoist دارای یک قسمت صندوق ورودی پیش فرض است ، بنابراین نیازی به ایجاد آن ندارید یکی به صورت دستی.
چند پوشه پروژه بعدی که ایجاد خواهید کرد جایی است که در طی جلسات شفاف سازی و سازماندهی روزانه موارد را به داخل آنها منتقل می کنید. این موارد عبارتند از:
دو پروژه دیگر وجود دارد که باید برای کارهای خاص ایجاد کنید.
ساختن کارهای تکراری
مطمئناً باید یک سری کارهایی داشته باشید که باید هر روز یا هر هفته انجام دهید. با افزودن مواردی به پروژه مناطق متمرکز تمرکز(اگر مربوط به اهدافی هستند که برای شما مهم هستند) ، آنها را از ذهن خود دور کنید.
همچنین توصیه می شود مناطق متمرکز تمرکز را به عنوان زیر پروژه این هفته در نظر بگیرید.
هر کار تکراری که فقط بخشی از زندگی شما باشد اما در واقع اهداف زندگی شما را دنبال نمی کند ، آنها را به پروژه روالها
اضافه کنید.
فراموش نکنید که موعد مقرر را به همه اینها اضافه کنید و آنها را بعنوان تکرار مشخص کنید. به این ترتیب آنها بطور خودکار در بخشهای امروزو آیندهTodoist شما ظاهر می شوند بدون اینکه شما کاری انجام دهید.
استفاده از صندوق ورودی
در طول هفته ، با بروز مشکلات جدیدی که باید با آنها کنار بیایید ، فقط آنها را در صندوق ورودی Todoist خود بیندازید.
به این ترتیب از حواس پرتی پرهیز می کنید و می دانید که بعداً وقت خود را از دست خواهید داد این کارها را فراموش نخواهید کرد.
هر هفته به طور همزمان ، حدود 20 تا 30 دقیقه وقت برای پردازش صندوق ورودی خود اختصاص می دهید . در این مدت ، فقط یک به یک کار کنید و تصمیم بگیرید که انجام این کار و در چه بازه زمانی مهم است.
به عنوان مثال ، من می دانم که می خواهم سرانجام عرشه را درست کنم ، اما هنوز هم زمستان بنابراین ، من این کار را به بلند مدت / در انتظارمنتقل می کنم.
بعد ، می دانم که من نیاز به معاینه پزشکی سالانه دارم ، اما این ماه مشغول هستم و اگر برای برنامه ریزی آن تا ماه آینده صبر کنم ، خیلی مهم نخواهد بود. بنابراین ، آن را به پروژه ماه بعدمنتقل می کنم.
سرانجام ، می دانم که می خواهم مقاله ای Online-Tech-Tips.com را در این هفته انجام دهم. بنابراین در طول هفته یک روز و زمان مشخص می کنم که می خواهم آن را انجام دهم.
سپس ، آن کار را به پروژه این هفتهمنتقل کنید.
من توانستم این سه مورد را که در طول روز به صندوق ورودی خود اضافه کردم در مدت زمان پنج دقیقه پردازش کنم.
من می دانم که برنده شدم آنها را فراموش نکنید زیرا آنها اکنون در سیستم سازمان یافته ToDoist GTD من هستند. همه چیز برای هفته تعیین شده است و من واقعاً مجبور نیستم به چیزی فکر کنم جز اینکه سخت روی هر کار کار کنم وقتی که می آید در تقویم من.
مدیریت این هفته
با رسیدن به پایان هر هفته ، متوجه خواهید شد که پروژه این هفته شما سرانجام از موارد فعال خالی خواهد شد.
هر هفته زمانی تنظیم کنید (به طور معمول در پایان روز جمعه ، یا مدتی در آخر هفته) ، برای انتقال کارها از پروژه هفته آیندهبه پروژه این هفتهخود. هنگام انجام این کار موعد تعیین شده اختصاص دهید.
این مورد را برای موارد موجود در پوشه های این ماه ، ماه بعد و بلند مدت / نگه دارید تکرار کنید.
بخاطر بسپار: اگر هنوز مورد ضروری نیست ، مجبور نیستید آن را جابجا کنید. همچنین می توانید کارهایی را که تصمیم گرفته اید دیگر برای شما مهم نیستند حذف کنید.
فراموش نکنید که باید متمرکز باشید
در اینجا مهمترین اصلی وجود دارد که همه اینها را جمع می کند و باعث کارایی سیستم GTD می شود.
زیرا شما فقط بلاک های کوچکی از زمان را برای پردازش صرف می کنید. تمام ایده ها و وظایفی که به صندوق ورودی شما ریخته می شوند ، شما باقی مانده از وقت خود را که در تقویم خود اختصاص داده اید برای انجام واقعی کار باقی می مانند.
این بدان معنی است که فقط از امروز و آینده خود استفاده کنید مناطق در Todoist در طول روز شما (همراه با تقویم خود) و در طول روز کار می کنید تا کارها را به پایان برسانید و از بین ببرید.
شما می دانید که فقط وظایفی را تعیین کرده اید که می توانید در یک روز انجام دهید ، زیرا Todoist به طور خودکار آنها را به تقویم شما اضافه می کند. اگر روز شما پر است ، نمی توانید بیشتر اختصاص دهید. وقتی هفته شما پر است ، نمی توانید چیز دیگری را به پروژه This Week منتقل کنید.
GTD کار می کند زیرا باعث می شود ظرفیتی از ذهن شما خارج شود و به سیستم وارد شود. این باعث آزاد شدن افکار شما می شود و بنابراین می توانید ذهن خود را معطوف به وظیفه پیش رو کنید - و کارها را انجام دهید.