اگر از کاربران Microsoft 365 هستید ، ممکن است نماد برنامه Power Automate را در بین برنامه های مایکروسافت که بیشتر با آنها آشنایی دارید فهرست کرده باشید ، مانند برتری داشتن ، Powerpoint و Outlook. ما در مورد اینکه Power Automate چیست و چه کاری می تواند انجام دهد بحث خواهیم کرد. سپس ما به چند قالب مفید Power Automate که می توانید بلافاصله پیاده سازی کنید ، نگاهی می اندازیم.
بسیاری از مشاغل اداری شامل کارهای تکراری است که دانشمند موشکی را مجبور به انجام آنها نمی کند - مواردی مانند ذخیره ضمیمه ی ایمیل در یک پوشه خاص در OneDrive یا Dropbox یا ایجاد یک کار در Microsoft برنامه ریز پیامی در تیم های مایکروسافت ندارد. اینها انواع وظایفی هستند که Power Automate برای انجام آنها طراحی شده است.
Microsoft Power Automate چیست؟
Microsoft Power Automate قبلاً Microsoft Flow نامیده می شد. این یک ابزار شبیه به IFTTT (If This then That) است که می توانید از آن برای انجام مواردی مانند:
به عبارت دیگر ، Microsoft Power Automate به شما امکان می دهد فرآیندهای دستی و گاهی پیچیده را با گردش کار خودکار جایگزین کنید.
فقط برای Microsoft Apps
همانطور که انتظار داشتید ، Microsoft Power Automate به سایر برنامه های Microsoft متصل می شود. برای مثال ، می توانید فرایندی را در Power Automate تنظیم کنید که پیامی را که در Microsoft Teams دریافت می کنید دریافت کرده و در Microsoft OneNote ذخیره کند.
اما آنچه Power Automate را واقعا مفید می کند این است که می تواند به تنبرنامه های شخص ثالث متصل شود. آخرین باری که بررسی کردیم ، Power Automate به بیش از 500 سرویس دیگر متصل می شود. وای
سه نوع جریان
مایکروسافت کارهایی را که می توانید در Power Automate انجام دهید به سه نوع جریان طبقه بندی می کند:
بیایید به هر نوع جریان نگاهی بیندازید و دلیل استفاده از آن را بررسی کنید.
جریانهای ابری Power Automate
جریانهای ابری در Microsoft Power Automate را می توان به سه دسته تقسیم کرد:
جریانهای خودکار توسط یک رویداد فعال می شوند ، مانند زمانی که صدای جیر جیر جدید با هشتگ خاصی ارسال می شود یا هنگامی که ایمیلی از شخص خاصی دریافت می کنید. می توانید از جریان خودکار برای اتصال حساب ها استفاده کنید و به آنها اجازه دهید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. به عنوان مثال ، می توانید یک اتوماسیون ایجاد کنید که هرگاه از رئیس خود ایمیلی دریافت می کنید ، پیام متنی برای شما ارسال می کند.
کلیک یک دکمه باعث جریان فوری می شود. فرض کنید شما بارها و بارها یک یادآوری برای تیم خود برای پیوستن به جلسه روزانه تیم ارسال کرده اید. می توانید یک دکمه برای خودکار کردن آن ایجاد کنید. دکمه را ایجاد کنید ، و سپس هر زمان که روی آن دکمه کلیک می کنید ، یک ایمیل به طور خودکار برای تیم شما ارسال می شود که به آنها یادآوری می کند که به جلسه بپیوندند. این کار نه تنها در وقت شما صرفه جویی می کند ، بلکه اشتباهات شما را نیز کاهش می دهد ، مانند اینکه شخص را ناخواسته از ایمیل خارج کنید.
یک جریان برنامه ریزی شده وظایف را در یک برنامه به صورت خودکار انجام می دهد. برای مثال ، می توانید یک جریان برنامه ریزی شده ایجاد کنید که داده ها را به طور خودکار در یک سایت SharePoint یا پایگاه داده خاصی بارگذاری کند.
این سه نوع جریان خودکار قدرت هستند که با اطلاعات موجود در ابر سروکار دارند. در مرحله بعد ، جریان کارهایی را که روی میز کار خود انجام می دهید ، بررسی می کنیم.
جریان دسکتاپ Power Automate
مایکروسافت ابزاری به نام Power Automate Desktop دارد که قابلیت های Power Automate را گسترش می دهد و به شما امکان می دهد تا فرآیندهای دسکتاپ تکراری را به صورت خودکار انجام دهید و شامل اقدامات انجام شده در وب شبیه ضبط ماکرو در اکسل است. شما می توانید مجموعه ای از اقدامات را ضبط کرده و شرایطی را که باید صادق باشد برای ایجاد آن مجموعه اقدامات مشخص کنید.
برای مثال ، می توانید یک جریان رومیزی ایجاد کنید که داده ها را از آن استخراج کند یک وب سایت و آن را به یک فایل اکسل اضافه می کند. یا می توانید جریانی را تنظیم کنید که اسناد Microsoft Word را در PDF ها ترکیب کند.
جریان فرآیند کسب و کار Power Automate
فرض کنید شما کارکنانی دارید که به درخواست خدمات مشتری پاسخ می دهند. صرف نظر از اینکه کدام کارمند با مشتری در تعامل است ، شما می خواهید او مراحل دقیق مشابهی را دنبال کند ، بنابراین تجربه مشتری ثابت است.
به عبارت دیگر ، می توانید از جریان فرایند کسب و کار استفاده کنید تا مجموعه ای از مراحل را که افراد باید برای دستیابی به یک نتیجه خاص دنبال کنند ، تنظیم کنید. به جای تکیه بر آموزش کارکنان ، جریانهای تجاری کار را راهنمایی می کند و به او کمک می کند تا از اشتباهات جلوگیری کند.
الگوهای خودکار قدرت مفید
شاید ساده ترین راه برای جمع آوری ذهن خود در مورد آنچه مایکروسافت پاور است کاوش خودکار می تواند انجام برخی از الگوها باشد. اگر از IFTTT استفاده کرده اید ، با این مفهوم آشنا هستید. قالب های Power Automate درست مانند اپلت ها یا دستور العمل ها در IFTTT هستند.
می توانید الگوهای Power Automate را همانطور که هست استفاده کنید ، یا می توانید آنها را تغییر دهید تا متناسب با شرایط و اهداف خاص شما باشد. در اینجا چند مورد برای شروع وجود دارد.
الگوهای جریان خودکار مفید
هرگاه ایمیلی با پیوست دریافت می کنید ، پیوست در OneDrive شما در پوشه ای به نام پیوست های ایمیل از Power Automate ذخیره می شود.
هر زمان که توییتی درباره کلید واژه ای که تعیین کرده اید وجود داشته باشد ، Power Automate ایمیلی با جزئیات اولیه کاربر در مورد حسابی که این توییت را ارسال کرده است ارسال می کند.
قالبهای مفید فوری
این الگوی جریان دکمه ای ایجاد می کند که یک یادآوری با تاخیر سفارشی را برای شما ارسال می کند.
این جریان به شما این امکان را می دهد که با فرستنده هرگونه پیام از کانال یا چت تیم های مایکروسافت جلسه ای را برنامه ریزی کنید.
مفید برنامه ریزی شده قالب های جریان
این الگو تقویم شما را بررسی می کند و خلاصه ای از هفته آینده خود را از طریق ایمیل ، شامل اطلاعات پروازها ، هتل ها و آب و هوا برای شما ارسال می کند.
این برنامه برای افرادی که فراموش می کنند به برنامه فردا نگاه کنند اما ایمیل ها را مرتباً چک می کنند بسیار مناسب است. اگر روز بعد قبل از زمان تعیین شده جلسه ای وجود داشته باشد ، به ایمیل Outlook شما یادآوری می شود.
زمان بیشتری را صرف انجام کارهایی کنید که دیگران نمی توانند انجام دهند
شعار اصلی مایکروسافت برای Power Automate این است: "مراقب موارد مهم باشید. بقیه را خودکار کنید. ” شما باید اعتراف کنید ، آنها یک نکته دارند. اگر آنچه را می توان خودکار کرد به صورت خودکار انجام دهید ، زمان بیشتری برای کارهای مهمتر مانند استراتژی ، تفکر عمیق و آرامش به شما می دهد. آینده اکنون است و زمان آن رسیده است که روبات ها را برای شما کار کنیم!