نحوه ادغام ایمیل از اکسل به مایکروسافت ورد

اگر می‌خواهید یک ایمیل ادغام شده از Excel به Word ایجاد کنید، چیزی فراتر از اتصال ساده یک کاربرگ است. چه برگه اکسل را از ابتدا تنظیم کنید یا یک متن یا فایل CSV وارد کنید، باید مطمئن شوید که داده های شما به درستی ساختار یافته است.

ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه لیست پستی خود را در یک سند Microsoft Excel قالب بندی کنید تا وقتی آن را به کلمه برای ادغام نامه وصل می کنید، همه چیز به درستی کار کند.

وارد کردن یک فایل به اکسل

اگر یک متن یا فایل CSV به عنوان منبع داده برای لیست پستی دارید، می توانید آن را به یک فایل اکسل وارد کنید. از آنجا، می‌توانید قبل از اتصال داده‌ها از طریق ویژگی ادغام ایمیل یا Wizard در Word، داده‌ها را به درستی مرتب و قالب‌بندی کنید.

در حالی که این فرآیند برای نسخه‌های اکسل مشابه است، اما برای Microsoft 365 در مقایسه با Excel برای Mac یا سایر نسخه‌های اکسل کمی متفاوت است.

وارد کردن یک فایل با استفاده از Microsoft 365

اگر از Excel با Microsoft 365 در Windows استفاده می کنید، این مراحل را برای وارد کردن فایل داده خود دنبال کنید.

به برگه دادهبروید و از متن/CSVرا در بخش دریافت و تبدیل داده نوار انتخاب کنید.

فایل را جستجو و انتخاب کنید. سپس، وارداترا انتخاب کنید.

در پنجره بازشو، سه منوی کشویی در بالا را برای File Origin، Delimiter و Data Type Detection تأیید یا ویرایش کنید.

<. ol start="4">

برای قالب‌بندی فیلدها پس از وارد کردن، Transform Dataرا انتخاب کنید. توجه: اگر می‌خواهید بعداً آنها را قالب‌بندی کنید، برای وارد کردن مستقیم داده‌ها، بارگیریرا انتخاب کنید.

اگر Transform Dataرا انتخاب کنید، اولین ستونی را که می خواهید قالب بندی کنید در پنجره Power Query که نمایش داده می شود انتخاب کنید.

سپس، به برگه صفحه اصلیبروید و از لیست کشویی نوع دادهدر بخش Transform برای انتخاب قالب استفاده کنید.

جایگزینی فعلیرا انتخاب کنید.

این فرآیند را برای هر ستون در مجموعه داده خود ادامه دهید.

وقتی کار را تمام کردید، نتایج پیش‌نمایش را خواهید دید و می‌توانید بستن و بارگذاریرا در برگه صفحه اصلیانتخاب کنید.

فایل وارد شده خود را با تعداد ردیف های بارگیری شده دریافت خواهید کرد. سپس می توانید تنظیمات اضافی را در صورت نیاز انجام دهید و فایل را ذخیره کنید..

وارد کردن یک فایل با استفاده از سایر نسخه های اکسل

اگر از Excel در Mac یا نسخه دیگری مانند Excel 2013 استفاده می‌کنید، این مراحل را برای وارد کردن متن یا فایل CSV دنبال کنید.

به برگه دادهبروید، منوی دریافت دادهرا باز کنید و از متنرا انتخاب کنید.

<. s>12

فایل را جستجو و انتخاب کنید. سپس، وارد کردنیادریافت دادهرا انتخاب کنید.

در پنجره Text Import Wizard، Delimitedرا انتخاب کنید و به صورت اختیاری Start Import را در ردیف، File Origin و اینکه آیا داده‌های شما حاوی سرصفحه‌های ستون هستند را تنظیم کنید. بعدیرا انتخاب کنید.

در صفحه بعدی، کادر مربوط به نوع جداکننده‌ای را که استفاده می‌کنید، مانند برگه، کاما یا فاصله علامت بزنید و بعدیرا انتخاب کنید.

<. s>15

در صفحه نهایی، شما می توانید داده ها را قالب بندی کنید. برای انجام این کار، هر ستون را انتخاب کنید و قالب داده آن را در بالا انتخاب کنید. توجه داشته باشید برای تاریخ، شما می توانید ساختار را انتخاب کنید. برای داده های عددی، می توانید Advancedرا انتخاب کنید تا جداکننده های اعشاری و هزاران را انتخاب کنید. پایانرا انتخاب کنید.

در کادر محاوره‌ای وارد کردن داده، یک سلول برای برگ موجودیا برگ جدیدرا برای داده‌ها انتخاب کنید. وارداترا انتخاب کنید.

سپس لیست گیرندگان خود را وارد کرده و برای بازبینی، ویرایش و ذخیره آماده خواهید کرد.

راه اندازی پستی لیست در اکسل

چه فایلی را همانطور که در بالا توضیح داده شد وارد کنید یا لیست پستی خود را از ابتدا در اکسل ایجاد کنید، چندین نکته وجود دارد که باید در نظر داشته باشید. ممکن است لازم باشد داده‌های Excel خود را تنظیم کنید.

مطمئن شوید که:

داده‌ها برای متن، درصدها و اعداد به درستی قالب‌بندی شده‌اند (در زیر توضیح داده شده است)

نام ستون‌ها در برگه شما با نام فیلدهایی که می‌خواهید در Word استفاده کنید مطابقت دارد

داده ها در اولین برگه کتاب کار شما هستند

کتاب کار به صورت محلی (در رایانه شما) ذخیره می شود

ویرایش‌ها یا تغییرات قبل از اتصال برگه در Word نهایی می‌شوند

فرمت‌بندی فهرست ایمیل Excel

همراه با مدیریت داده های لیست پستی خود در اکسل، باید مطمئن شوید که فرمت آن به درستی صورت گرفته است. این برای درصدها و کدهای پستی یا پستی ضروری است..

درصد: به طور پیش‌فرض، درصدها در 100 ضرب می‌شوند. اگر می‌خواهید از این محاسبه اجتناب کنید، درصدها را به صورت متن قالب‌بندی کنید.

اعداد: اعداد را برای مطابقت با دسته‌هایشان قالب‌بندی کنید. برای مثال، از Currency برای مقادیر دلار استفاده کنید.

کدهای پستی یا پستی: کدهای پستی یا پستی را به صورت متنی قالب بندی کنید. اگر آنها را به صورت Numbers قالب بندی کنید، صفرهای ابتدایی کدهایی مانند 00321 را از دست خواهید داد.

برای قالب‌بندی داده‌های خود، یک ستون را انتخاب کنید، به برگه صفحه اصلیبروید و قالب را در فهرست کشویی Number Formatانتخاب کنید.

به‌خاطر داشته باشید که اگرچه داده‌ها را برای دسته آن قالب‌بندی می‌کنید، اما هنگام اتصال آن به Word، نمادهای مربوطه را نمایش نمی‌دهند. به عنوان مثال، وقتی درصدی را ترسیم می کنید، فقط نمایش عدد را می بینید، نه علامت درصد را. باید نمادهایی را که می‌خواهید در مجاورت فیلدهای نگاشت شده در سند ادغام ایمیل Word اضافه کنید.

آماده برای ادغام

هنگامی که لیست گیرندگان خود را برای رفتن در اکسل آماده کردید، زمان آن فرا رسیده است که از ویژگی ادغام ایمیل Word برای تکمیل فرآیند استفاده کنید. چه نامه‌های شخصی‌شده یا پیام‌های ایمیل، برای جزئیات کامل به آموزش ما برای ایجاد یک ادغام نامه در Microsoft Word نگاه کنید.

علاوه بر این، می توانید نحوه ایجاد برچسب در یک سند Word از صفحه گسترده اکسل را بررسی کنید.

.

پست های مرتبط: