نحوه برنامه ریزی یک جلسه در Microsoft Outlook

چه با Microsoft Outlook تازه کار باشید و چه در صحنه جلسه، می توانید جلسات را در عرض چند دقیقه برنامه ریزی کنید. شرکت کنندگان خود را انتخاب یا اضافه کنید، افرادی که در آن شرکت می کنند را پیگیری کنید و قبل از تاریخ جلسه تغییراتی را ایجاد کنید.

برای کنفرانس بعدی، شروع یا به‌روزرسانی، در اینجا نحوه برنامه‌ریزی جلسه در Outlook آمده است.

نحوه یک جلسه در Outlook

برنامه ریزی کنید

وقتی می‌خواهید با استفاده از Microsoft Outlook یک قرار ملاقات تنظیم کنید را انجام دهید، چند روش مختلف برای نمایش پنجره رویداد جدید دارید. Outlook را باز کنید و به نقطه زیر بروید.

از صندوق ورودی Outlook

هنگام مشاهده صندوق ورودی خود، به برگه صفحه اصلیبروید، منوی کشویی موارد جدیدرا باز کنید و جلسهرا انتخاب کنید. همچنین می توانید از میانبر صفحه کلید Ctrl+ Shift+ Qاستفاده کنید.

می خواهید از یک ایمیل خاص در Outlook یک جلسه ایجاد کنید؟ دکمه عملکردهای دیگر(سه نقطه) را روی پیام انتخاب کنید و جلسهرا انتخاب کنید.

از طرف دیگر، ایمیل را انتخاب کنید، به برگه صفحه اصلیبروید و پاسخ با جلسهرا در نوار انتخاب کنید یا از Ctrl+ Alt+ R.

از تقویم Outlook شما

اگر در حال مشاهده تقویم Outlook خود هستید، به برگه صفحه اصلیبروید و جلسه جدیدرا در نوار انتخاب کنید. همچنین می توانید از میانبر صفحه کلید Ctrl+ Shift+ Qاستفاده کنید.

از طرف دیگر، تاریخی را که می‌خواهید استفاده کنید انتخاب کنید و روی زمان کلیک راست کنید. درخواست جلسه جدیدیا جلسه تکرارشونده جدیدرا به دلخواه خود انتخاب کنید.

توجه: اگر روی زمان در نمای تقویم دوبار کلیک کنید، به‌طور پیش‌فرض یک قرار به جای جلسه ایجاد می‌شود.

جزئیات جلسه را وارد کنید

پس از باز شدن پنجره جدید جلسه با استفاده از یکی از روش‌های بالا، می‌توانید جزئیات را به هر ترتیبی اضافه کنید.

عنوان را وارد کنید، زمان شروع و پایان جلسه را انتخاب کنید و به صورت اختیاری منطقه زمانی را انتخاب کنید، یا کادر یک جلسه تمام روز را علامت بزنید. همچنین می‌توانید مکان یا پیوندی به یک جلسه آنلاین وارد کنید، یا اگر این نوع موارد را ذخیره کرده‌اید، از دکمه‌های موقعیت مکانییا اتاق یاباستفاده کنید.

همچنین می‌توانید جلسه را تکرار کنید، که برای جلساتی که قصد دارید به طور منظم داشته باشید مفید است. تکرار شوندهرا انتخاب کنید (مگر اینکه جلسه تکرارشونده جدید را در بالا انتخاب کرده باشید)..

سپس، زمان شروع و پایان، الگوی عود، و محدوده عود را انتخاب کنید. پس از اتمام، تأییدرا انتخاب کنید تا این اطلاعات در پنجره جلسه نمایش داده شود.

اگر می‌خواهید یک فایل را ضمیمه کنید ، یک تصویر درج کنید، یک جلسه تیم مایکروسافت را برنامه ریزی کنید ، یا یک تصویر بکشید، از برگه‌ها و گزینه‌های روبان اضافی در بالا استفاده کنید.

نحوه اضافه کردن شرکت کنندگان

همانند ایجاد جلسه در Outlook، بیش از یک راه برای اضافه کردن شرکت کنندگان دارید. می‌توانید شرکت‌کنندگان را در هر نقطه‌ای از تنظیم جلسه وارد کنید. برای دعوت از شرکت کنندگان پس از برنامه ریزی جلسه، به بخش زیر بروید.

ورود به شرکت کنندگان در جلسه

می‌توانید با وارد کردن نام یا آدرس ایمیل آنها در کنار لازم(کسانی که باید شرکت کنند) یا اختیاری(کسانی که می‌توانند در جلسه شرکت کنند) به سرعت به جلسه خود اضافه کنید بالای پنجره.

برای افزودن شرکت کنندگان از دفترچه آدرس Outlook خود، دکمه ضرورییا اختیاریرا انتخاب کنید.

<. ol start="2">

در پنجره بازشو، اگر بیش از یکی دارید، یک کتاب آدرسرا در بالا انتخاب کنید. سپس، یک مخاطب را انتخاب کنید و از دکمه ضرورییا اختیاریدر پایین استفاده کنید تا آنها را به جلسه اضافه کنید.

18s>

تأیید،را انتخاب کنید و می‌بینید که مخاطبین به درخواست جلسه شما اضافه شده‌اند.

از دستیار زمان‌بندی استفاده کنید.

یک راه دیگر برای افزودن شرکت کنندگان در جلسه استفاده از دستیار زمانبندی است. این ویژگی برای مایکروسافت 365 و کاربران حساب Exchange در دسترس است.

به برگه دستیار زمانبندیبروید و یکی از کارهای زیر را انجام دهید:

نام یا آدرس ایمیل را در زیر همه شرکت کنندگاندر سمت چپ وارد کنید. متوجه بخش‌هایی برای حضور الزامیو حضور اختیاریخواهید شد، بنابراین مطمئن شوید که نام(های) را در ناحیه(های) صحیح وارد کنید.

Add Attendeesرا در نوار انتخاب کنید تا شرکت کنندگان را از دفترچه آدرس خود انتخاب کنید.

وقتی استفاده از دستیار زمان‌بندی را تمام کردید، برگه جلسهرا انتخاب کنید تا به تنظیمات جلسه خود بازگردید.

نحوه ردیابی شرکت‌کنندگان

برای دیدن اینکه چه کسی پذیرفته، رد شده، ممکن است بپیوندد (آزمایشی)، یا به درخواست جلسه شما پاسخ نداده است، به Calendar در Outlook بروید..

برای باز کردن جلسه، دوبار کلیک کنید و به برگه ردیابیبروید. هر دعوت‌شده را، اگر الزامی یا اختیاری باشد، و پاسخ آنها به دعوت جلسه شما را در سمت راست خواهید دید.

چگونه جلسات موجود را ویرایش کنیم

چیزهایی همیشه پیش می‌آیند که ممکن است از شما بخواهد جلسه‌ای را که برنامه‌ریزی کرده‌اید تغییر دهید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید شرکت کنندگانی را اضافه یا حذف کنید، تاریخ یا زمان را تغییر دهید، یا یک فایل اضافه کنید.

نماد تقویمرا در پیمایش سمت چپ انتخاب کنید و روی جلسه در تقویم خود دوبار کلیک کنید تا باز شود.

<. ol start="2">

می‌توانید با وارد کردن نام یا آدرس ایمیل، با استفاده از دکمه الزامی یا اختیاری، یا با دستیار زمان‌بندی، شرکت‌کنندگان را همانطور که در بالا توضیح داده شد اضافه کنید. همچنین می‌توانید یک شرکت‌کننده را با حذف نام او در کنار فیلد ضرورییا اختیاریحذف کنید.

در صورت نیاز هر گونه تغییر دیگری در رویداد ایجاد کنید و پس از پایان ارسال به‌روزرسانیرا انتخاب کنید.

بسته به تغییراتی که ایجاد می‌کنید، ممکن است از شما خواسته شود که آیا می‌خواهید به‌روزرسانی‌ها را برای اضافه‌شده، حذف شده یا همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید. گزینه‌ای را برای ارسال به‌روزرسانی خود انتخاب کنید.

ویرایش‌ها برای سازمان‌دهندگان غیر جلسه

اگر مالک جلسه نیستید اما می‌خواهید رویداد را با افزودن شرکت‌کنندگان بیشتر به‌روزرسانی کنید، این یک گزینه است.

برای افزودن یک شرکت‌کننده، جلسه را در تقویم خود باز کنید و به برگه جلسهبروید. یا منوی کشویی Forwardرا در بخش Actions انتخاب کنید و یک گزینه Forward را انتخاب کنید یا منوی کشویی Respondرا انتخاب کنید و Forwardرا انتخاب کنید.

شرکت کننده را از دفترچه آدرس خود انتخاب کنید یا نام یا آدرس ایمیل او را در قسمت ضرورییا اختیاریوارد کنید و ارسالرا فشار دهید.li>

سازمان‌دهنده جلسه اعلانی دریافت می‌کند مبنی بر اینکه جلسه را به شخص دیگری بازارسال کرده‌اید و باید تغییرات دیگری را که انجام داده‌اید ببیند.

توجه: اگر سازمان‌دهنده جلسه بازارسال را غیرفعال کرده باشد، نمی‌توانید درخواست جلسه را برای شرکت‌کننده دیگری ارسال کنید.

چگونه دیر شروع کنیم یا پایان زودهنگام

Outlook برای Microsoft 365 یک ویژگی راحت برای شروع خودکار جلسات با تأخیر یا پایان زودهنگام آنها ارائه می دهد. این برای دادن چند دقیقه اضافی به همه بین جلسات مفید است..

برگه فایلرا انتخاب کنید و گزینه‌هارا انتخاب کنید. سپس، تقویمرا در سمت چپ پنجره گزینه‌های تقویم انتخاب کنید.

در سمت راست، به بخش گزینه‌های تقویم بروید و کادر کوتاه کردن قرار ملاقات‌ها و جلساترا علامت بزنید. از منوی کشویی برای انتخاب زود پایانیا دیر شروعاستفاده کنید.

سپس، تعداد دقایق را برای جلسات کمتر از یک ساعت و جلسات یک ساعت یا بیشتر انتخاب کنید.

پس از اتمام کار OKرا انتخاب کنید. سپس زمان شروع یا پایان را به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌کنید تا با زمان‌بندی انتخاب‌شده در هنگام ایجاد جلسه جدید مطابقت داشته باشد.

برای ملاقات آماده شوید

تنظیم جلسه در Outlook آسان است. می توانید چندین شرکت کننده اضافه کنید، موارد را پیوست کنید و در صورت نیاز قبل از جلسه تغییراتی ایجاد کنید.

اکنون که می دانید چگونه یک جلسه را در Outlook برنامه ریزی کنید، نحوه اضافه کردن زوم به Microsoft Outlook را برای تماس های ویدیویی بررسی کنید.

.

پست های مرتبط: