به دنبال چگونگی ساماندهی بیشتر و اطمینان از اتلاف وقت کمتر ، یک مبارزه مداوم است ، به خصوص برای افرادی که بسیار شلوغ هستند.
کتاب های بی شمار و هزاران مقاله وجود دارد که شامل "گرفتن کارها" می شود. اصول (GTD). اما برای بسیاری از افراد ، ایده ها و اصول GTD می توانند چنان کارهایی را احساس کنند که وقتی کار خود را به پایان رساندید ، دیگر وقت خود را برای انجام هر کاری نخواهید داشت.
به همین دلیل است برای تنظیم برنامه ها و اتوماسیون هایی که بسیاری از اصول GTD را برای شما انجام می دهند مهم است. یا حداقل با روشی که شما از آن برنامه ها استفاده می کنید باید ساماندهی و ماندگاری بی نظیری و کارآمد داشته باشید.
ذهن خود را از درهم و برهمی با یک صندوق ورودی آزاد کنید
وقتی می خواهید کارها را به پایان برسانید ، "صندوق ورودی" بسیار مهم است. نه یک صندوق ورودی ایمیل ، بلکه یک صندوق ورودی وظیفه است.
مهمترین راه برای کمک به ذهن شما متمرکز و منظم تر است ، از بین بردن درهم و برهمی است. درهم و برهم بودن به معنای آن ایده ها یا لحظه هایی است که کارهایی را که باید انجام دهید به یاد می آورید. با پرتاب آن حواس پرتی های زودگذر به یک صندوق ورودی ، می توانید آنها را از سر خود خارج کنید و از حواس پرتی جلوگیری کنید.
مهم نیست چه برنامه ای را برای این کار استفاده می کنید ، مادامی که دارای یک صندوق ورودی است. بهتر است اگر برنامه شامل یک ابزار مبتنی بر وب و یک برنامه تلفن همراه باشد ، تا بتوانید بدون توجه به جایی که هستید یا چه کاری انجام می دهید ، این ایده ها را جمع آوری کنید.
In_content_1 همه: [300x250] / dfp: [640x360]->با ادغام صندوق پستی خود با حساب ایمیل خود ، این قدم را بیشتر بردارید. به عنوان مثال ، می توانید افزونه ToDoist for Gmail Chrome را نصب کنید که ToDoist را با حساب Gmail خود ادغام می کند.
با استفاده از این افزونه می توانید نماد ToDoist را در بالای یک ایمیل باز انتخاب کنید ، و از ویژگی افزودن سریع کاربرای اضافه کردن ایمیل به صندوق ورودی خود به عنوان یک کار جدید استفاده کنید.
این به شما امکان می دهد تا هنگام انجام کارهای کوچک از اتلاف وقت خودداری کنید. صندوق پستی ایمیل شما مراقبت شده است. فقط ایمیل هایی را که نیاز به زمان شما به عنوان یک کار جدید دارند ، کنار بگذارید و حرکت کنید.
با اکثر برنامه های انجام شده ، معمولاً یک افزونه Chrome برای مرورگر نیز وجود دارد.
این به شما امکان می دهد تا بر اساس اطلاعاتی که در یک صفحه وب می خوانید ، یک کار جدید اضافه کنید. ایده این است که راههای سریع و آسان خود را برای افزودن ایده به صندوق ورودی خود فراهم کنید تا دیگر لازم نیست بعداً آنها را به خاطر بسپارید و آنها را به خاطر بسپارید.
یکی از بهترین راههای سازماندهی بیشتر ، نگه داشتن روشن و آزاد باشید
تقویم خود را سازماندهی کنید
خیلی از افراد سعی دارند از تقویم و صندوق ورودی خود برای همان موارد استفاده کنند. برای پیگیری کارها این یک تقویم برای چیست.
تقویم شما جایی است که شما فقط برنامه های مربوط به زمان را برنامه ریزی می کنید. همه کارها نیست. تقویم شما فقط موارد زیر را باید شامل موارد زیر باشد:
این بلوک های "زمان تمرکز" نباید در داخل کار خاص باشند تقویم این چیزی است که لیست کارهای شما برای شما وجود دارد ، و لیست کارهای شما جایی است که شما تصمیم می گیرید در طی آن بلوک های زمان تمرکز روی کدام کار کار کنید.
فراتر از تکرار رویدادها ، قرارها و زمان تمرکز ، بقیه تقویم شما باید برای جلسات یا سایر کارهای غیر منتظره باز باشد.
اگر وقت کافی دارید ، می توانید همیشه کارهای مورد نظر خود را با زمان تمرکز بیشتر پر کنید. اگر جلسات بیش از زمان تمرکز برنامه ریزی شده اند ، آن را در صورت لزوم تغییر دهید.
شما می دانید تقویم فوق دارای مرحله بندی کارهر روز صبح و بررسی هفتگی کارها جمعه ها. این موارد جایی است که صندوق ورودی خود را مرتب می کنید ، و پروژه های خود را مطابق با بخش های زیر برنامه ریزی و اولویت بندی کنید. p>زندگی به سرعت تغییر می کند ، و آن تغییرات می تواند اولویت های شما را تغییر دهد. به عنوان مثال ، مهمترین مناطق مهم زندگی من که وظایف خود را بر آن متمرکز می کنم عبارتند از:
در حین بررسی کار هفتگی خود ، می خواهید در تمام زمینه های کاری خود اسکن کنید و مطمئن شوید که وظایفی که در همه این پروژه ها درج کرده اید ، هنوز هم مرتبط و مهم هستند.
شما این کار را با تغییر سطح اولویت کارها یا حذف کامل آنها انجام می دهید.
یکی از مهمترین اصول در GTD رهایی از چیزهایی است که دیگر مهم نیستند. اینها کارهایی هستند که فقط فضای خود را به خود اختصاص داده و درهم و برهمی ایجاد می کنند. رهایی از این درهم و برهمی یکی از بهترین راههای سازماندهی بیشتر است.
هنگام مشاهده هر کار ، سه مرحله را دنبال کنید.
یک راه آسان برای اطمینان از انجام این کار هفتگی ، استفاده از برنامه تلفن همراه انجام شده و بررسی کارها و اولویت ها است در حالی که شما در خانه استراحت می کنید. روی عرشه بنشینید ، یک قهوه بنوشید ، و وظایف خود را دوباره اسکن کرده و اولویت بندی کنید
برنامه ریزی صحیح پروژه ها و زمان بیش از حد تخمین زده شده
هر روز صبح وقت خود را در صندوق ورودی خود انجام دهید و دو مؤلفه اصلی هر کار را برنامه ریزی کنید.
برآورد زمان صرفاً داوری در مورد تلاش است. اگر یک جلسه کامل به شما داده شد ، آیا 5-15 دقیقه ، 15-30 دقیقه ، 30-60 دقیقه یا بیش از یک ساعت طول می کشد؟ برای این بازه های زمانی برچسب های رنگی ایجاد کنید و آنها را برای هر کار جدید اعمال کنید.
هنگام تخمین زمان انجام وظایف ، همیشه کمی بیش از حد تخمین بزنید. در غیر این صورت دائماً خود را با اتمام کارهایی که هنوز تمام نشده است می بینید.
مهم بودن هر کار این است که چه زود به این کار نیاز دارید؟ آیا رئیس شما گفته است تا جمعه گزارشی را تهیه کنید؟ این یک "اولویت 1" است که باید با رنگ قرمز آن را برجسته کنید. آیا این یک فصل از کتاب است که می خواهید روزی بنویسید؟ این یک "اولویت 3" است و به رنگ آبی برجسته است.
تا زمانی که متوجه شوید رنگ ها به چه معنی هستند ، رنگ های خاص اهمیتی ندارند.
ترکیب کارها با کارهایی که دوست دارید انجام دهید
همه چیز را نباید مانند یک دلهره احساس کرد. در حقیقت ، هرچه وظایف بیشتری با یکدیگر ترکیب کنید ، زمان بیشتری را آزاد خواهید کرد.
در اینجا چند مثال آورده شده است.
با کمی خلاقیت ، می توانید بسیاری از وظایف موجود در لیست کارهای خود را انجام داده و چندین کار را در طول ساعات با هم تداخل کنید. در برنامه خود تکمیل کنید.
این نوع مدیریت زمان خلاق برای استفاده بسیار مؤثر با استفاده از اصول GTD مهم است.
اولویت دادن به استفاده از زمان را بیش از اهمیت
وقتی وظایف را در اولویت قرار می دهید ، از نظر اهمیت آنها در مورد آنها فکر نکنید. اهداف بلند مدت شما هستند از نظر فوریت به آنها فکر کنید.
چقدر سریع باید آن کار را انجام دهید؟ چه اتفاقی می افتد اگر شما یک روز دیگر یا یک هفته دیگر برای تحقق آن در نظر بگیرید؟
تنها وظایفی که باید "اولویت 1" باشد ، کارهایی است که طی 24 ساعت مهلت سخت دارند. اگر چند روز دیگر دارید (بعداً) ، سپس آن را به "اولویت 2" تبدیل کنید. برای هر کارهایی که مایل هستید اگر یک وقت داشته باشید "روزی" را تمام کنید ، آن را "اولویت 3" قرار دهید.
هر روز ، برنامه روزانه خود را مرور کنید تا از تعادل و واقعی بودن آن اطمینان حاصل شود.
اگر رنگ قرمز زیادی وجود دارد ، به تخمین وقت خود برای آن کارها نگاه کنید و اطمینان حاصل کنید که آنها می توانند در محدوده زمان تمرکز شما قرار بگیرند. اگر این کار را نکنند ، پس باید با کسی که مهلت شما را تعیین کرده است تماس بگیرید یا مهلت بعدی را بخواهید ، یا به شخصی در تیم خود که وقت دارد ، واگذار کنید.
شما باید با همه چیز سر و کار داشته باشید از نظر "زمان" اهمیت به معنای این است که "چه مدت زمان را برای انجام این کار سپری کرده ام؟"
پس از رسیدن زمان تمرکز شما در طول روز ، همه موارد دیگر (از جمله ایمیل) را ببندید و کار خود را از طریق آن کارها شروع کنید.
استفاده از یادآوری ها به طور مؤثر
اگر از آنها به طور مؤثر استفاده نکنید ، یادآوری می تواند بسیار آزار دهنده باشد. فقط باید یادآوری هایی را برای کارهای مربوط به زمان مانند قرار ملاقات ها یا جلسات تنظیم کنید.
برای انجام کارهای کاری نیازی به یادآوری ندارید ، زیرا در تقویم خود زمان تمرکز خود را برای مقابله با آن اختصاص داده اید.
شما همچنین باید یادآوری ها را تنظیم کنید. در دستگاه هایی که با استفاده از آن رویداد استفاده می کنید. به عنوان مثال:
همیشه قبل از اتمام کار ، در مورد جایی که در آن هستید فکر کنید و تنظیم کنید متناسب با دستگاه و برنامه مناسب ، متن مناسب را یادآوری کنید.
از جلسات کاری متمرکز استفاده کنید
بنابراین ، زمان تمرکز فرا رسیده است. اکنون چیست؟
اطمینان حاصل کنید که محیط شما برای تمرکز و بهره وری مفید است. درب دفتر را ببندید. موسیقی آرامش بخش مورد علاقه خود را بازی کنید. روی رایانه خود بنشینید و فقط روی کار مورد نظر و چیز دیگر تمرکز کنید.
زمان تمرکز زمان شما برای درخشش است. هنگامی که شما در نهایت کارها انجام می شود. بهره‌وری نهایی شما در پایان روز تا حد زیادی بستگی به این دارد که چقدر شما در زمان «تمرکز» واقعاً تمرکز کنید.؟ برای اطمینان از استراحتهای کوتاه در فواصل منظم از برنامه آنلاین Pomodoro استفاده کنید. این به شما کمک می کند تا حتی با طراوت و تمرکز بیشتر بمانید.
به یاد داشته باشید که روی تصویر بزرگ تمرکز کنید
حداقل یک بار در ماه ، باید در حال مرور خود باشید اهداف با تصویر بزرگ برای اطمینان از این که هر کاری را که در آن کار می کنید مطابق با اهداف بزرگ زندگی شما است.
مطمئن نیستید این اهداف چیست یا چگونه می توان آنها را به قطعات کوچکتر تقسیم کرد؟ من به شدت توصیه می کنم از برنامه برنامه ریزی هدف مانند هدف استفاده کنید.
