ایمیل در زندگی حرفه ای شما احتمالاً یکی از مهمترین وسیله ارتباط است. شما این کار را بطور روزانه انجام می دهید و اگر چیزی مثل من باشید ، در آن غرق هستید.
مطمئنا ، شما می توانید یک ساعت یا دو ساعت خاص را به طور خاص به مدیریت ایمیل خود اختصاص دهید. اما اگر 10 دقیقه یا بیشتر را برای هر پاسخ اختصاص دهید ، به زودی کل ایمیل تمام روز شما به طول خواهد انجامید - و خاموش کردن اعلان های Gmail نمی تواند شما را نجات دهد.
به همین دلیل یادگیری نوشتن ایمیل های حرفه ای که پاسخ می گیرند و بیش از چند دقیقه بیشتر طول نمی کشد. نوشتن ضروری است خوشبختانه ، برای تحقق آن نیازی نیست که شما نویسنده بزرگی باشید یا یک معلم بهره وری. همه چیز در مورد یافتن استراتژی مناسب و مجموعه ای از ابزارها برای دستیابی به آن است.
تنظیم الگوهای ایمیل (پاسخهای پیشخوان)
ایجاد قالب های ایمیل راهی عالی برای صرفه جویی در وقت برای افرادی است که اغلب از طریق همان سؤال یا نظرات دریافت می کنند پست الکترونیک. برای تنظیم پاسخ های کنسرو یک روز در نظر بگیرید و دیگر نیازی نیست که روزانه ده بار پاسخ های مشابه را بنویسید. هم Gmail و هم Outlook این ویژگی را دارند که به شما در صرفه جویی در وقت و خودکار کردن ایمیل خود کمک می کند.
در اینجا نحوه تنظیم الگوهای ایمیل حرفه ای در Gmail فقط با چند کلیک ارائه شده است:
پس از ورود به حساب کاربری خود ، روی نماد چرخ دنده کلیک کنید و تنظیمات را انتخاب کنید.
سپس به پیشرفتهبروید و گزینه <فعال کردنرا در کنار گزینه الگوهایکلیک کنید. برای ذخیره تغییرات ، به پایین صفحه بروید.
>
اکنون می توانید شروع به کار بر روی الگوهای ایمیل خود کنید. متنی را که می خواهید ذخیره کنید در یک ایمیل جدید وارد کنید. سپس بر روی سه نقطه عمودی در پایین سمت راست کلیک کنید و الگوهایرا انتخاب کنید تا پیش نویس خود را به عنوان الگو ذخیره کنید.
شما می تواند برای پاسخ های حاوی پاراگراف های طولانی و همچنین پاسخ های سریع 2-3 جمله قالب ایجاد کند. شما شگفت زده خواهید شد که چقدر زمان آنها را در آینده ذخیره می کند.
"تنبل wp-block-image">>8
اگر مشکل شما از قالب های ایمیل استفاده نمی کند بلکه آنها را ایجاد می کند ، به ایمیل های شبکه ای ضربه بزنید. این یک ابزار وب با ده ها قالب ایمیل است که می تواند به شما در رشد شبکه حرفه ای شما کمک کند.
ایجاد شده توسط Resume Worded ، ایمیل های شبکه ای منبع خوبی برای بهینه سازی ارتباطات شما هستند. برخی از نمونه هایی از قالب هایی که ارائه می دهند شامل معرفی سرماخوردگی / گرم ، پیگیری با یک جواب دهنده و حتی نوشتن یادداشت های تشکر شده است.
همچنین هر قالب دارای نکات و پیشنهادات مفیدی است که می تواند ارتباط شما را با گیرنده بیشتر بهبود بخشد.
برای یافتن ایمیل مناسب می توانید از دکمه جستجو استفاده کرده یا در فهرست فهرست کنید. سپس تمام کارهایی که باید انجام دهید اینست که آنرا کپی کنید و در جعبه پیام خود قرار دهید و جزئیات را تغییر دهید.
1+/s>
اگر شما کسی هستید که روزانه بیش از 10 ایمیل می نویسد ، نگه داشتن برخی از آنها کوتاه و شیرین است. بنابراین اگر غالباً به ایمیل هایی می پردازید که خیلی طولانی هستند ، ممکن است بخواهید برای متوقف کردن خود از یک ابزار counter counter استفاده کنید. افزونه Chrome Counter Plus می تواند کار را برای شما انجام دهد.
متن را در ایمیل خود برجسته کنید و تعداد کلمات و کاراکترهای مورد استفاده خود را با یک کلیک دریافت کنید. سپس می توانید نوشتن ایمیل خود را ادامه داده و یا قبل از تبدیل شدن به دو قسمت ، آن را بپیوندید.
"تنبل wp-block-image">>10
می توانید بسیاری از ابزارهای عالی را پیدا کنید که به شما کمک می کند بهتر بنویسید و به این ترتیب مدت زمان صرف نوشتن مجدد و بازنویسی ایمیل های خود را کاهش می دهید. DraftMap یکی از آنهاست. Grammarly یا Hemingway را هم فکر کنید ، بعلاوه این کار تکرار غیر ضروری کلمات را نیز بررسی می کند و به شما کمک می کند تا به یک سبک نوشتن بپیوندید.
این برنامه افزودنی Chrome به شما پیشنهاداتی در زمان واقعی برای نوشته‌های شما ارائه می دهد که دارای کد هستند. این کمک می کند تا از استفاده از صدای منفعل ، علائم متنوعی ، کلیشه ها و همچنین مشاوره در مورد خوانایی ایمیل خود جلوگیری کنید. همه پیشنهادات مبتنی بر قوانین نوشتن ارنست همینگوی است. DraftMap مخصوصاً مفید است زیرا تمام مراحل در داخل کادر ترکیب ایمیل شما اتفاق می افتد.
اگر هنوز کلمات برجسته کرده اید بعد از اتمام ویرایش ایمیل خود نگران نباشید. گیرنده رنگ را نمی بیند ، پیشنهادات فقط برای شما قابل مشاهده است.
"تنبل wp-block-image">>11
ایمیل شما می تواند بهتر باشد ابزاری آنلاین است که به منظور کاهش زمانی که در مدیریت ایمیل ارسال می کنید با آموزش همه به بهترین روش های ایمیل طراحی شده است.
هنگام تدوین ایمیل حرفه ای ، قوانین خاصی را دنبال می کنید. مانند اطمینان از اینکه پیام شما دارای یک خط موضوع روشن است یا پیوست های غیر ضروری را ترک می کنید. شما از تعجب چند بار مردم این قوانین را شگفت زده خواهید کرد ، که در نهایت با هر دو طرف وقت و تلاش بیشتری صرف می شود.
نامه شما دارای 10 عیب معمولی است. هر یک از نکات با توضیح و مثالهایی در مورد چگونگی بهتر شدن ایمیل شما همراه است. در صورتی که مایل باشید به همکاران خود در مورد این قوانین بگویید ، اما نمی دانید چگونه آن را انجام دهید ، می تواند مفید باشد. شما می توانید از کلمات خود استفاده کنید یا پیوندی به ایمیل خود برای آنها ارسال کنید.
همه ما آرزو می کنیم که ایمیل ما کاملاً اتوماتیک شود و به هیچ وجه توجه لازم را نداشته باشیم. در حالی که امروز دقیقاً ممکن نیست ، هر کمی کمک می کند. این که آیا زمان نوشتن نامه ، ایمیل شما را کاهش می دهد یا زمان خود را زمان بندی می کند ، به محض تنظیم برخی از قوانین ، متوجه اولین پیشرفت های خود خواهید شد.
اگر فقط نمی توانید نوشتن ایمیل های طولانی مصرف را متوقف کنید ، شاید وقت آن رسیده است که به طور کامل ایمیل را رها کنید. سعی کنید از مدیر روابط با مشتری (CRM) یا به جای آن ، پیام را با همکاران خود مبادله کنید استفاده کنید. اگر هیچ چیز دیگری نیست ، به شما کمک می کند تا زمان کمتری را در ایمیل بگذرانید.
>
